Làm Chủ An Toàn Email Với VMC & S/MIME

Trong hoạt động marketing B2C hiện nay, email vẫn là kênh giao tiếp phổ biến giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên, không ít lần bạn đã bắt gặp thư quảng cáo trong hòm thư junk hay spam đứng tên của các hãng hàng không, các ngân hàng hay các doanh nghiệp bất động sản. Những lần đó, có thể bạn cũng từng nhìn thấy email người gửi có những ký tự đánh lừa thị giác, gây nhầm lẫn hay không đúng tên miền chính chủ để giả mạo thương hiệu lớn. Thế nhưng, cũng không ít email từ chính các tổ chức hợp pháp vì thiếu đi một số yếu tố xác thực (như DKIM, SPF hay DMARC) dẫn tới email gửi ra vẫn bị coi là “chưa được xác thực” hoặc bị hệ thống lọc thư đẩy vào hòm thư rác. Điều này không chỉ gây khủng hoảng niềm tin ở nơi người dùng mà còn khiến doanh nghiệp loay hoay tìm cách bảo vệ thương hiệu và đảm bảo thông điệp chính thống đến tận tay người dùng.

Không chỉ với B2C, trong môi trường B2B, đảm bảo xác thực của người gửi và toàn vẹn của nội dung email là điều quan trọng nhất. Không ít doanh nghiệp đã loay hoay tìm kiếm công nghệ xác thực người gửi trong tổ chức, hay mã hóa nội dung để chỉ người gửi và người nhận đọc được. Việc này cũng dấy nên một vấn đề khác khi nhân sự ngừng công tác, doanh nghiệp làm cách nào giải mã nội dung các email đấy nhằm đảm bảo thông tin trong suốt, phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh.

Trước những vấn đề đặt ra trong cả giao tiếp email B2C và B2B, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách hai giải pháp VMC và S/MIME có thể lần lượt đáp ứng các nhu cầu trên của doanh nghiệp: từ việc xác thực thương hiệu ngay trong hộp thư đến, đến đảm bảo tính riêng tư và toàn vẹn của nội dung email.

VMC – Giải pháp xác thực thương hiệu trong email B2C

Để dễ hình dung, VMC là một công nghệ xác thực cho phép doanh nghiệp hiển thị dấu tick xanh đáng tin cậy cùng với logo thương hiệu trong hộp thư đến của khách hàng. Điều này giúp tăng độ nhận diện thương hiệu và tạo niềm tin ngay từ bước đầu tiên khi khách hàng nhận được email. Tuy nhiên, để đạt được dấu tick xanh này, doanh nghiệp phải vượt qua hai tiêu chuẩn xác thực quan trọng: đầu tiên là xác thực bảo mật thông qua giao thức email, tiếp theo là xác thực hình ảnh thương hiệu với logo phải được đăng ký hợp pháp và kiểm duyệt thương hiệu bằng đường hình trước khi được hiển thị trong hệ thống VMC.

Trên khía cạnh bảo mật, VMC được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn DMARC – tiêu chuẩn bảo mật đảm bảo việc chặn những mail giả mạo trước khi chúng tới được hòm thư người nhận và chỉ email hợp lệ mới được chấp thuận, và BIMI – tiêu chuẩn kỹ thuật email cho phép hiển thị logo thương hiệu bên cạnh email đã được xác thực. Một khi DMARC được cấu hình đúng và thiết lập ở mức kiểm soát nghiêm ngặt, hệ thống email người nhận sẽ đủ điều kiện để tin tưởng tính hợp pháp của email đó. Chỉ khi đạt được ngưỡng tin cậy này, VMC mới có thể hiển thị logo chính thức của doanh nghiệp bên cạnh tên người gửi.

Tuy nhiên, logo được hiển thị trong VMC phải là logo đã được đăng ký bảo hộ nhãn hiệu (trademark). Trong khi đó, doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu bảo vệ thương hiệu khỏi giả mạo. Nhưng nó không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chưa sở hữu logo trademark không có cách nào để bảo vệ nhãn hiệu của mình. Để thực hiện, doanh nghiệp vẫn có thể chỉ đăng ký hiển thị logo của công ty nhưng không kèm theo dấu “tick xanh” quyền lực. Để dễ liên tưởng, nó giống như việc doanh nghiệp hành trình SSL của tổ chức, mua OV SSL đã xác minh doanh nghiệp ở mức cơ bản trước khi tiến tới EV SSL xác minh tính pháp lý và sẽ được phép hiển thị ổ khóa xanh trên thanh địa chỉ.

Vậy nên, chứng thư VMC không chỉ là “lớp vỏ hào nhoáng” trong trải nghiệm người dùng email mà còn là kết quả của một chuỗi xác thực trước đó, giúp chống giả mạo tên miền và đáp ứng đủ các tiêu chuẩn email để đảm bảo thông tin chính thống do doanh nghiệp gửi đi sẽ chắc chắn không bị đẩy vào mục spam/ thư rác của người dùng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm khi khoảng 92% người dùng email sẽ nhìn thấy logo thương hiệu và dấu tick xanh hiển thị trực tiếp trong hộp thư đến, nhờ vào sự hỗ trợ từ hầu hết các nền tảng email lớn như Apple hay Google. Tuy nhiên, khoảng 8% còn lại – chủ yếu từ hệ sinh thái Microsoft Outlook – lại có cách xử lý khác, do nền tảng này ưu tiên sử dụng các giải pháp bảo mật riêng như S/MIME, vốn tập trung vào mã hóa nội dung và xác thực người gửi qua chữ ký số.

S/MIME – Giải pháp mã hóa & xác thực nội dung trong email B2B

Theo các thống kê về việc sử dụng hệ thống thư điện tử, có tới 95% người dùng lựa chọn Microsoft Outlook cho mục đích công việc, chủ yếu là nhân viên văn phòng. Những người này thường đại diện cho tổ chức của mình trong quá trình giao tiếp và trao đổi với các doanh nghiệp hay cơ quan khác. Vì vậy, khi sử dụng Outlook trong môi trường chuyên nghiệp, thường xuất hiện ba mối quan tâm lớn:

• Làm sao biết người gửi là người được ủy quyền hoặc có quyền gửi email đó?
• Nội dung email có bị chỉnh sửa trong quá trình truyền đi không?
• Nếu cần mã hóa nội dung để chỉ người gửi và người nhận có thể đọc được thì phải làm thế nào?

Đó chính là lúc S/MIME trở thành một giải pháp thiết yếu – đặc biệt trong các môi trường đòi hỏi mức độ bảo mật cao như giao tiếp B2B, nội bộ doanh nghiệp, lĩnh vực tài chính hoặc hệ thống hành chính công.

Về cơ bản, nền tảng S/MIME được xây dựng dựa trên PKI thực hiện hai chức năng chính là Xác thực (Authenticate) và Mã hóa (Encrypt). Qua đó, thông tin email được đảm bảo toàn vẹn, không thể bị chỉnh sửa hay bị đọc trộm trong suốt quá trình truyền tải từ người gửi được xác minh đến người nhận như sau:

• Khi bạn gửi một email, S/MIME sẽ tự động gắn chữ ký số vào email đó. Chữ ký này là duy nhất, được tạo bằng private key chỉ bạn sở hữu. Người nhận khi mở email sẽ dùng public key đi kèm để kiểm tra chữ ký. Nếu chữ ký khớp, họ sẽ biết rằng email thực sự được gửi từ bạn và nội dung không bị chỉnh sửa trên đường truyền. Qua đó, S/MIME đảm bảo xác thực được người gửi email giữa các cá nhân, phòng ban, đơn vị với nhau và cả giữa doanh nghiệp với nhau.
• Trong khi đó, nội dung email sẽ được mã hóa bằng khóa công khai của người nhận. Chỉ người nhận – người duy nhất sở hữu khóa riêng tương ứng – mới có thể giải mã và đọc được email đó. Nhờ vậy mà trong trường hợp email bị chặn trên đường truyền, kẻ tấn công cũng không thể giải mã nội dung.

Tuy là một giải pháp bảo mật hiệu quả, nhưng trên thực tế, việc triển khai S/MIME không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Sử dụng S/MIME đôi khi giống như việc sử dụng một vấn đề để giải quyết một vấn đề và lại tạo ra vấn đề khác vậy.

• Vấn đề cài đặt và phân phối chứng thư số S/MIME hàng loạt cho toàn bộ nhân sự. Việc cài đặt thủ công trên từng máy trạm là không khả thi ở quy mô lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có giải pháp tự động hóa và quản lý tập trung.
• Khi một nhân viên nghỉ việc hoặc được điều chuyển công tác, thì các email đã được mã hóa bởi chứng thư số của họ có thể không còn giải mã được. Điều này đặt ra yêu cầu phải có cơ chế sao lưu khóa giải mã, hoặc quy trình chuyển giao hợp lý để đảm bảo dữ liệu không bị mất mát, đặc biệt là trong các tổ chức yêu cầu lưu trữ và truy xuất email phục vụ mục đích pháp lý hoặc vận hành nội bộ.

Thế nhưng, doanh nghiệp không cần quá lo lắng, vì hiện nay công nghệ tự động hóa trong quản lý vòng đời chứng thư số (CLM) đã được triển khai rộng rãi trên thế giới. CLM cho phép cấp phát, phân phối, gia hạn và thu hồi chứng thư một cách tập trung, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót. Khi tích hợp với các nền tảng như Outlook hoặc hệ thống quản lý thiết bị, chứng thư S/MIME sẽ được tự động cài đặt cho người dùng mà không cần can thiệp kỹ thuật. Bên cạnh đó, CLM cũng hỗ trợ xử lý các tình huống như thu hồi chứng thư khi nhân viên nghỉ việc, đồng thời cho phép truy xuất email đã mã hóa thông qua cơ chế lưu trữ khóa an toàn, đảm bảo dữ liệu không bị mất mát.

Vì vậy, S/MIME không chỉ là một lớp bảo mật kỹ thuật cho email mà còn là bảo chứng cho tính toàn vẹn và riêng tư của thông tin. Việc xác thực người gửi qua chữ ký số và mã hóa nội dung giúp đảm bảo tính toàn vẹn, riêng tư và đáng tin cậy cho từng email. Khi được triển khai đúng cách, S/MIME không chỉ nâng cao bảo mật, mà còn xây dựng nền tảng niềm tin bền vững trong giao tiếp nội bộ và B2B.

VMC + S/MIME – Giải pháp giao tiếp số doanh nghiệp toàn diện

Trong bức tranh bảo mật email hiện đại, không có giải pháp đơn lẻ nào là đủ để đáp ứng mọi tình huống sử dụng và đảm bảo an ninh toàn hệ thống của doanh nghiệp. Nếu là doanh nghiệp thực sự quan tâm tới bảo mật và xác thực để tạo môi trường bảo mật email hoàn hảo trong quá trình giao tiếp B2B hay B2C, việc kết hợp đồng thời cả VMC và S/MIME mang lại một giải pháp bảo mật toàn diện từ hình thức đến nội dung.

Toàn bộ giải pháp bảo mật email trên cùng với công nghệ CLM để hỗ trợ doanh nghiệp đều đã có sẵn trong giỏ hàng của Bluebit. Dù là S/MIME cho Microsoft Outlook, Mail Exchange hay VMC cho hệ thống Gmail, toàn bộ đều có thể được tự động cài đặt chỉ qua vài nút bấm. Nếu như bạn vẫn còn gặp khó khăn từ việc đăng ký xác thực hay triển khai thiết lập ban đầu, đã có Bluebit cùng với GlobalSign đồng hành cùng bạn để cùng nhau hướng đến một hệ thống email minh bạch, đáng tin cậy và an toàn tuyệt đối trong mọi tương tác số.